施工期间及时索要工程变更、洽商纪要等有效文书，在工程竣工前一个月就应整理归档编制依据，及时与项目部沟通。
1、编制人员必须熟悉施工合同、投标文件，对变更、洽商记录等涉及工程造价的文件资料细致地进行咨询核对。
2、一些资料需补签证的要及时补签。
3、只要发包方在招投标、合同中未有明确约定，而在实际施工中发生的工程量，一定要把它编入结算文件内。
4、向发包方递交结算书时，要办理《竣工结算交接书》，由双方当事人分别签字。
5、健全施工资料收集整理、归档一系列制度。施工资料是履行合同的真实记载和反映，对于解决纠纷、争议，对提起诉讼确认债权债务的主张等具有十分重要的价值。
